El documento soporte es aquel que sustenta la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica.
El adquirente del producto y/o servicio debe realizar el documento soporte para acreditar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento con numeración autorizada por la DIAN, esto es, requiere resolución, al igual que las facturas.
Ester documento soporte deberá cumplir con una serie de requisitos:
- Estar denominado expresamente como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.”
- Tener la fecha de la operación.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
- Debe tener Numeración autorizada por la DIAN que corresponda al documento soporte.
- Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
- Detallar el valor total de la operación.
Ahora bien, La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el 30 de diciembre de 2021, expidió la Resolución 000167, mediante la cual se implementó y reglamentó el sistema de emisión electrónica del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta y expidió el anexo técnico para este documento.
Por ahora, la fecha de adopción máxima para transmitir electrónicamente este documento será el dos (2) de mayo de dos mil veintidós (2022), lo cual se deberá realizar por medio de software que preste este servicio, al igual que la factura electrónica y la nómina electrónica.
Finalmente, es importante precisar que el término de conservación del documento soporte y sus notas de ajustes corresponde al mismo término previsto en el artículo 632 del estatuto tributario nacional, modificado por el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, el cual atañe al mismo término de firmeza de la declaración privada.